Sin lugar a dudas, todo aquel que regenta su propio restaurante debe conocer con absoluta certeza los objetivos a alcanzar y saber contarlos. No puede confiar únicamente en la impresión final de la caja registradora y el contable generalmente malvado. Las ganancias y las pérdidas tienen una fuente real, y esa es la preparación adecuada y la calculadora, como atributo inseparable de todo restaurador. En gastronomía, el objetivo general está claramente definido, ya que la facturación y las ganancias simplemente provienen de los alimentos y bebidas vendidos. El número de clientes y los numerosos factores (clima, personal, competencia, día de la semana, proveedores, etc.) que influyen en su facturación también son importantes, pero conviene recordar que un grupo de 10 adolescentes suele generar menos rotación que un par de empresarios. Este ejemplo es solo la punta del iceberg de las métricas que miden el desempeño de los restaurantes.
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¿Qué son exactamente los KPI?
Ahora será un poco como la escuela, pero ¿quizás valga la pena clasificar tus conocimientos? Bueno, los indicadores clave de desempeño (KPI, indicadores clave de desempeño) son todos valores que indican cómo el compromiso en un negocio determinado (o su parte específica) se traduce en el logro de las metas asumidas. ¿Más fácil? Los indicadores de rendimiento son una medida de si algo funciona como debería, pero de acuerdo con un principio comercial bien conocido: puede administrar lo que puede medir. KPI también le brinda la oportunidad de averiguar hasta qué punto algo no está funcionando, qué está fallando y permite prepararse mejor para el futuro. Por tanto, sistematizarlos, conocerlos bien, comprenderlos y monitorizarlos de forma permanente tiene un impacto real en mantener una rentabilidad digna en el mercado de la restauración. Aunque, debido a que esta industria en particular es bastante diversa, el proceso puede ruborizarse a la hora de calcular márgenes, precio de alimentos, todo precio, descuentos, ofertas especiales, diferenciación entre platos y bebidas, etc. De todos modos, los indicadores clave de efectividad permiten evaluar la efectividad de las actividades comerciales. La tecnología moderna y las herramientas dedicadas a la gastronomía le permiten medir prácticamente todo (tal vez excepto la lealtad), pero a menudo este conocimiento no se verifica y utiliza regularmente en el desarrollo empresarial. Mientras tanto, especialistas en la materia prueban que los indicadores deben ser verificados y compilados todos los días, porque solo así tenemos la oportunidad de averiguar qué influye en el logro de las metas y qué nos aleja de ellas.
¡El plan es lo más importante! ¿Qué poner en él?
¡Tantos indicadores como sea posible! Hay que recordar que su preparación es necesaria porque debemos tener algo con lo que relacionarnos. Aparentemente obvio, pero en muchos restaurantes el plan sigue siendo una creencia despreocupada de que «saldrá de alguna manera». No se irá … Sólo tiene que mirar a su alrededor para descubrir que un inversor no preparado sólo puede contar con un milagro. El éxito del conocido programa de televisión, cuya tarea del presentador es restaurar el brillo del lugar (con el lanzamiento de platos en el papel principal) no es casual. Todavía hay muchos restaurantes en el mercado polaco que podrían postularse. O empezar de nuevo: es decir, definiendo el plan. Y éste debe prepararse de la siguiente manera: 1. Ingresos. 2. Todos los componentes de precios. 3. Resultado.
Y ahora a su vez:
1. Ingresos
Divídalos en todas las categorías posibles, y hay al menos algunos de ellos en el restaurante. Enumeremos los más obvios: invitados individuales, grupos de clientes, eventos especiales cerrados, desayunos, catering, eventos promocionales – con boleto (por ejemplo, cocina en vivo, degustaciones, etc.). Cada una de estas categorías se puede especificar más, por ejemplo, los eventos especiales se pueden dividir en los organizados para adultos y los para niños, los desayunos durante la semana y los fines de semana. Tal observación de ingresos tendrá un impacto en las decisiones posteriores: ¿Es rentable contratar a dos empleados para el desayuno a la semana (un cocinero y un camarero), ya que la ganancia no cubre sus salarios? Por supuesto, hay muchas más preguntas de este tipo y respuestas claras en números. También hay que recordar que los ingresos deben sistematizarse por separado para cada punto de catering, porque tirar todo «en una bolsa» no te permitirá determinar el KPI.
2. Todos los componentes de los precios
La previsión de costes es mucho más sencilla cuando las instalaciones ya están operativas y ya se sabe cómo la realidad ha verificado las estimaciones preliminares. Los precios deben incluir literalmente todo, y hay muchos componentes: alquiler, servicios públicos, remuneración de los empleados y de las personas / empresas externas asociadas permanentemente al local (por ejemplo, especialista en TI), todos los servicios, incluso los periódicos (limpieza de ventanas, limpieza de aire acondicionado ), etc.), mantenimiento programado, publicidad y, sobre todo, consumo de consumibles y todas las materias primas. No debe faltar una sola servilleta o perejil. Cada elemento influirá en el resultado.
3. Resultado
Está claro que con los ingresos y los precios logramos el resultado operativo del restaurante que administramos. El panorama es claro a fin de mes y este es un buen momento para comenzar un análisis realmente profundo de cada ítem con el fin de sacar conclusiones y definir acciones correctivas. Las herramientas modernas permiten a los inversores verificar cada día por separado, lo que tendrá un impacto en la toma de decisiones, tales como: a qué hora abrir el local, cuántas personas deben estar en el turno, si desayunar, si los eventos con boleto son rentables, si un plato en particular se disfruta con éxito y mucho, mucho más.
Específico. ¿Qué medimos en el restaurante?
Hay muchos indicadores que pueden resultar extremadamente valiosos para evaluar el grado de logro de las metas. Empecemos por lo más obvio:
- asistencia al restaurante: número de comensales en general, desglosado por día y mes;
- cuántas personas están en el 1er lugar;
- el monto de la factura para 1 cliente (promedio), desglosado en: bebidas, platos y en total;
- como arriba, pero contado con el 1er lugar (consumo);
- venta de platos (comida) para el 1er lugar, por separado para bebidas, luego total;
- importante: ventas promedio por 1 empleado y por separado por 1 camarero;
- ya menudo un indicador clave: ventas por 1 hora de funcionamiento del local.
También deben incluirse indicadores relacionados con los precios, los más importantes de los cuales son:
- precio de la comida;
- todo el precio por 1 cliente;
- como anteriormente por 1 empleado;
- como anteriormente por 1 lugar de consumo.
Por lo tanto, todas las constantes, así como las variables componentes, deben tenerse en cuenta en el análisis. Afortunadamente, no tienes que contarlo todo a mano en el ábaco. Lo hace para nosotros el programa gastronómico que gestiona y mantiene el almacén y los registros financieros de las ventas, y además presenta valiosas estadísticas. El programa puede hacerlo todo, pero necesita el factor humano: un humano que esté interesado en verificar estos datos. Porque esta es la única forma de utilizar los indicadores de desempeño. Pero cual es la clave? Echemos un vistazo a algunos de los KPI más importantes para restaurantes.
1. Número de invitados
No es suficiente saber cuántas personas se presentaban en el restaurante mensualmente. Este indicador de rendimiento debe analizarse con mucho cuidado, teniendo en cuenta información como: solo bar, restaurante e invitados totales. Si es posible, especificando la hora del día (desayuno, almuerzo, noche), grupo objetivo (familia, empresa, jóvenes), edad (personas mayores, edad productiva, jóvenes). ¿Para qué es todo esto? Pues bien, si el restaurante no es rentable, y este KPI mostrará que la mayoría de los comensales vienen por las tardes, y suelen ser personas de mediana edad, entonces se podrá optar por eliminar el desayuno y la «pizza barata». La primera decisión generará ahorros en el personal, la segunda, le permitirá especificar el cliente objetivo y, como resultado, ocuparse de sus prioridades.
2. Altura media del recibo
El recibo es en realidad una historia de varios hilos sobre un restaurante. Todo es importante en eso. Primero: un plato. ¿Se decidió el invitado por el conjunto completo: entrante, sopa, plato principal, postre? Si no, ¿qué eligió? ¿Qué lo guió: nombre, precio, conversación con el camarero? ¿Cómo se compara este plato con los demás de la tarjeta del menú? ¿Los invitados deciden con más frecuencia sobre ofertas especiales o artículos específicos de una tarjeta permanente? ¿Qué eligió además: beber (qué), alcohol? Esta es solo una parte de la verificación. El segundo es el factor financiero. Si el monto promedio del recibo es satisfactorio, ¿por qué el local no genera dinero? Aquí la razón puede ser el precio de los alimentos mal calculado, los precios demasiado altos (sobre ellos antes), el horario mal construido (demasiadas personas para cambiar en momentos particulares), las pérdidas. Y aquí empieza el tema del ríoPorque serán los residuos mal gestionados, sobras de los productos comprados, pero también errores en la cocina y el servicio, así como deshonestidad y sabotaje dentro del local. El recibo es un libro de secretos que el inversor debe verificar.
3. Seguimiento de los precios de los productos
Los precios de los productos solicitados varían debido a la temporada del año, los precios de transporte, los tipos de cambio, la disponibilidad y muchas veces el «capricho» del distribuidor y proveedor. La hostelería aún no está suficientemente pendiente de este indicador, y sin duda es uno de los clave. Un plan bien preparado con ganancias, precios y resultados proyectados puede cambiar sin que nadie se dé cuenta. El mayorista no explica con cada entrega que los productos individuales han cambiado el precio, y esto puede causar una fluctuación negativa en el precio de los alimentos. Como sabe, es raro que un producto determinado esté presente en un solo plato; de ahí la fácil conclusión de que, por ejemplo, un cambio del 10% en el precio de dos o tres productos puede afectar la rentabilidad de toda la carta del menú. Por tanto, los precios de los productos son uno de los KPI clave en los restaurantes. Vale la pena estar atento a esto y buscar proveedores alternativos, aunque cause molestias logísticas.
Los indicadores de desempeño para restaurantes son un tema extremadamente importante, y cualquiera que no los verifique regularmente puede esperar problemas. Vale la pena apreciar las herramientas modernas que cuentan todo por nosotros, esperando solo ingresar datos y luego verificarlos. Los próximos movimientos dependen de la vigilancia. Tomar medidas para aumentar las ganancias, sin un análisis previo, generalmente conduce a más problemas. La solución está felizmente a la mano. Es suficiente alcanzarlos, en lugar de contar con un clima agradable y clientes hambrientos.
