Inventario en gastronomía

El inventario es un proceso que forma parte del ciclo de vida de un establecimiento gastronómico. A veces se describe como una de las tareas más aburridas. Sin embargo, es gracias al inventario en el restaurante que podrás evitar la mayoría de los problemas relacionados con las entregas, controlando al personal y monitoreando el consumo de producto.

Esta vez, Katarzyna Kochurova, directora general de Resto-School, compartió con nosotros sus conocimientos relacionados con el inventario.

¿Qué es un inventario en gastronomía?

Inventario: no se trata solo de contar los residuos y comparar lo planificado con el estado real. El resultado del inventario afecta directamente sus ingresos y ganancias reales.

Ahora pasemos a la práctica. ¿Cómo, por quién y con qué frecuencia se debe realizar un inventario en un establecimiento gastronómico? ¿Qué hacer a continuación con su resultado?

¿Con qué frecuencia hacer inventario en un restaurante?

Podemos distinguir varios tipos de inventario, dependiendo de la frecuencia y alcance:

• Mensual. Es una especie de inventario completo. Registros de productos, consumibles, desinfectantes y otros artículos del hogar.

• Semanal. Por regla general, es solo un registro de productos destinados a la venta.

• Todos los días. Registro de residuos en la barra. Cada noche, el administrador de la sala o el bartender senior realiza un inventario mientras el bartender cierra el turno y limpia el lugar de trabajo. El inventario diario de la cocina es muy caro, por lo que se realiza muy raramente.

• No planificado. Inventario repentino, no planificado previamente. Puede incluir la comprobación de artículos específicos y es similar a un inventario completo de cocina o bar. En este enfoque, el elemento de sorpresa más importante, es decir, la falta de información a los empleados sobre la verificación de inventario planificada.

¿Quién realiza el inventario en el restaurante?

Los responsables del inventario en gastronomía son personas de confianza que ocupan puestos de responsabilidad. El inventario puede estar a cargo de un gerente, administrador de la sala, chef o camarero senior. Las deficiencias identificadas sobre la base del inventario generalmente se discuten, verifican y, a veces, se comparten entre los empleados que tienen la responsabilidad material, es decir, aquellos que tienen acceso a dichos recursos (cocineros, bartenders, camareros, gerentes).

Qué puede mostrar un inventario en gastronomía:

1. Errores unitarios cuando, por ejemplo, aceptamos productos empaquetados durante la entrega y el inventario nos permite verificar el inventario físico del artículo.

En uno de los locales con los que cooperamos, el inventario mostraba cantidades absurdas en el plus. El problema era que el papel pergamino para envolver bocadillos se entregaba en paquetes y el inventario se ingresaba en hojas.

Si tiene muchos artículos en su oferta que vende para llevar o para entregar, debe prestar mucha atención a los consumibles. En este caso, el tamaño del precio debe determinarse teniendo en cuenta los consumibles. Le ayudará a realizar un análisis real y fiable de los informes de gestión. Al calcular dichos artículos, es mejor tener en cuenta el embalaje, así como controlar cómo los empleados perforan la mercancía: se vende en el local o para llevar (para que el consumo de productos, y en esta situación, los consumibles, como por ejemplo, recipientes para platos, se hace de la manera correcta).

2. Elementos duplicados. Por ejemplo, «camarones congelados» y «camarones congelados». La tienda de recetas recibe el primer artículo y la tienda tiene la segunda opción. Este error se puede identificar y corregir rápidamente con la ayuda de un inventario.

3. Los cocineros y camareros no trabajan según recetas.

4. Grandes stocks de productos en stock. Es mejor pedir los productos con más frecuencia, pero en cantidades más pequeñas. No hay razón para «congelar» grandes cantidades.

5. Deficiencias en las operaciones. Cuando vea que el inventario de un mismo artículo es constantemente diferente en los resultados, debe verificar la composición de la receta a la que está asignado ese artículo.

6. Robos. Hablaremos un poco más sobre este punto más adelante.

7. Lealtad.

¡Sí, sí, su inventario oculta incluso esto! Tenemos un ejemplo perfecto para un café. La situación es simple: la receta especifica más leche para preparar un capuchino de la que entra en la vaso del cliente. El motivo es que tenemos que verter más leche en el recipiente para preparar una espuma perfecta, y las dimensiones de las tazas pueden cambiar. Como resultado, puede quedar algo de leche en el recipiente. En los buenos cafés, los baristas saben perfectamente bien que la leche perfectamente espumosa durará literalmente una docena de segundos y, si no tienen otro pedido pronto, servirán el resto. Es por este hecho que durante el inventario en un café, la leche suele ser una ventaja en el sistema del restaurante (siempre que la receta tenga en cuenta la especificidad de la preparación).

Es en este ejemplo donde se esconden las posibilidades de fidelidad: no se puede verter la leche, sino preparar un capuchino o un latte y servirlo a un invitado que lleva mucho tiempo esperando su pedido, o ha pedido el desayuno y ya ha comprado café con él. Efecto: el cliente recordará su restaurante y es muy probable que elija su cafetería la próxima vez. Para ti, este es el consumo de espresso para actividades de marketing (no olvides anotar el consumo de café o su estado será negativo).

Intenta no perderte momentos como despidos, obsequios o promociones de fidelización de clientes. Esta es una característica que vale la pena desarrollar y cultivar entre los clientes.

Robos en gastronomía

El método más popular es usar una y la misma mesa con el pedido más popular en la factura, varias veces. Esto es especialmente importante en lugares con un menú pequeño donde se encuentran los artículos más vendidos. Por ejemplo, en un café será capuchino, en un bar whisky con cola, etc. Después de realizar el pedido, el bartender imprime una factura para el invitado, pero no cierra la mesa. A partir de entonces, él cancelará el ajuste de cuentas. De esta manera, la próxima vez que se realice el mismo pedido, el empleado no abrirá una nueva tabla, sino que simplemente imprimirá la factura nuevamente; de ​​esta manera, varios pedidos pueden pasar por una factura abierta.

Entonces, ¿cómo luchar contra las prácticas desleales?

• Durante el turno, preste especial atención a las cuentas abiertas que no se cierran durante mucho tiempo por alguna razón.

• También puede analizar el tiempo medio de servicio. Si de repente hay alguna desviación de la media, observe qué empleado y en qué turno es más notable.

• Realice un inventario selectivo y no planificado de exactamente los ingredientes que se utilizan para preparar los platos y bebidas más populares.

Hay otra forma, pero esta es más complicada. Las recetas deben tener en cuenta el porcentaje de pérdidas (por pelar verduras, cortarlas, etc.). Entonces puede ver fácilmente si la tasa aumenta repentinamente del 20% al 80%. Normalmente, estas prácticas se utilizan en artículos un poco más caros. Resulta que, por ejemplo, el cliente recibió una piña en su pedido y la otra se la llevó el cantinero. No necesariamente tomó el mismo producto físicamente, como dinero en efectivo obtenido de recibos no impresos.

¿Qué hacer con una discrepancia de inventario en el inventario?

Sus gerentes deben poder leer todos los informes y explicar las diferencias resultantes, tanto positivas como negativas, y comprender las causas de las no conformidades. Y no con excusas, sino con un análisis real.

¿Qué deben hacer cuando detectan discrepancias?

• Ver cálculos, composiciones de recetas, etc.

• Verifique las unidades de medida dadas en el sistema TPV.

• Piensa en un sistema de fidelización (para productos que siguen siendo una ventaja debido a la forma en que se producen).

• Realice controles adicionales en aquellos artículos que regularmente se vuelven negativos en el inventario.

• Realice capacitación adicional para chefs novatos.

¿Cómo analizarlos?

1. Seleccione el artículo donde hay una discrepancia.

2. Si se trata de productos individuales que no elabora por su cuenta (zumo, agua, galletas, etc.), revise las facturas facilitadas en detalle. Si no hay errores en los mismos, los motivos del incumplimiento pueden ser varios: robo, falta de registro en el sistema, falta de atención al ingresar a una entrega o venta.

Porcentaje aceptable de escasez y discrepancias para diferentes tipos de locales

Tenga en cuenta que todas las discrepancias son, de hecho, inaceptables. Indican una falta de buena organización del trabajo y un control deficiente.

• Para los cafés, esta proporción debe ser como máximo del 5% para los productos que se compran ya preparados (bocadillos, postres, etc.). Puede intentar mantener este porcentaje bajo haciendo el pedido correctamente, pero nunca será cero; de lo contrario, los refrigeradores y las vitrinas del bar estarán vacíos.

• En el caso de la comida rápida, tampoco debería ser superior al 5%. Todo esto es producción: generalmente existencias y productos semiacabados.

• Para los restaurantes donde todo se prepara de manera continua, el porcentaje debe ser de alrededor del 3% (cualquier valor por encima de este valor será un signo de un gran exceso de oferta, cantidades incorrectas de pedidos, etc.).

La especificidad del inventario en locales de varios tipos.

En las instalaciones donde vendemos productos terminados, debemos mantener registros con un nivel de precisión en términos de artículos. Debe realizarse con la mayor frecuencia posible, incluso a diario. Gracias a esto, será posible encontrar de inmediato los motivos de los errores en facturas y registros, o identificar el robo.

Para los establecimientos donde se venden más productos para llevar o mediante entrega, es muy importante llevar un registro normal de los consumibles y embalajes. Es obligatorio incluirlos en los registros del almacén e incluirlos en los precios.

Para las instalaciones con un proceso de producción completo, los residuos del producto serán un indicador de cumplimiento de la receta y pedidos bien pensados.

Problemas con el inventario de la barra y la cocina.

El problema más común es mantener registros de los productos que se utilizan tanto en el bar como en la cocina.

Los ejemplos incluyen fresas congeladas y azúcar. De hecho, las sobras pueden ser los ingredientes individuales o los de, por ejemplo, salsa de fresa, que puede usar en el bar y en la cocina. Lo más importante es no confundir las existencias en los almacenes, y en tal situación, la cocina y la barra deben mantenerse en los registros por separado. Debe resolver esto antes de hacer un inventario, y antes de ingresar a su inventario, haga un inventario de las recetas de salsa de fresa e indique qué cantidad de esa salsa en gramos puede clasificarse realmente como una pérdida. Luego, el sistema calculará automáticamente cada ingrediente en gramos y agregará la cantidad que está en la salsa a la forma cruda.

Métodos adicionales y alternativos de inventario en gastronomía

Un método adicional será un inventario no planificado de activos fijos. El elemento sorpresa es importante, ningún empleado debe saber cuándo hará el inventario.

Un método alternativo, y más precisamente el método de análisis que ayuda en el inventario, es el control diario y el control de castigos (consumos, pérdidas, etc.) con un análisis de los motivos. Si hace esto a diario, podrá realizar cambios en los pedidos de productos de inmediato y detectar rápidamente los problemas para evitarlos en el futuro. Gracias a esto, el inventario en el restaurante y el inventario en la cafetería serán más precisos. No podemos omitir un aspecto muy importante, que es el inventario anual en el café.

Cómo hacer un inventario en gastronomía con el programa de gastronomía

Planifique actividades regulares, asigne personas responsables y enseñe al personal a ingresar facturas correctamente en el sistema (si no lo hace el contador, por supuesto). Compruebe que todas las recetas, incluidos los intermedios, se hayan introducido en el sistema y recuerde que los resultados del inventario deben analizarse constantemente ya que es un proceso continuo …